スケジューリングのコツは?

忙しすぎるあなたに

こんにちは〜。フセン心理士篠木です。

スケジュール管理の話、続いて第3弾!前回は、一つ一つの仕事を準備から後片付けまで入れてどの位時間がかかるか把握しておくと、スケジュール管理が上手になるってお話でした。それを時間の幅(したの写真では1行30分に見立ててる)で配置すると、どこにどれだけ空き時間があるかが見て確認できるのね。

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この写真ね。

んで、予定が入っていないところに、右のTODOを入れていけば、効率よく業務をさばいていけるってことになるの。

でもね、例えば「パワポのプレゼン作り2時間」ってあるじゃない?そうすると、この日のスケジュールだったら11:00前〜13:00までしかやる時間がないってことになる。お昼も食べなきゃだし、実は本来休憩時間になってたりもするから、実は2時間なんてどこにも取れないーーって判断できるわけ。「こりゃムリじゃん。」って笑

 

じゃあ、どうすればいいのーー?飲み会削るの〜って考えがちなんだけど、実はここがスケジュールをうまく管理するコツ。この2時間を細切れにしちゃいましょ〜^^

スケジューリングのコツは、TODOを細かく区切ること

「パワポのプレゼン作り2時間」が全体像なら、それをだいたいでいいので細かく区切ってみよう。例えば

①スライド1枚作成・・10分とか、スライド毎に設定してもいいし、
②文章を打つ・・30分、写真集める・・30分とか、やること毎に区切ってもいい。

自分が取り組みやすい区切りかたで作業を割ってみてね。そうすると空白の時間のうち、30分だけスライドに載せる文章をひたすら打とうって判断できるよね。

 

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2時間を細かい作業に分けてみよう。

 

こんな風に大きな塊で考えていた作業を小さな単位で区切ってちょこちょこ進めて行くと、あらあら、隙間の時間だけで作業が終わっちゃった、、ってことになるの。

実は仕事が早い人は、この隙間時間に細かくした仕事をどんどんこなして行ってる。だから早く終わるんだよね。なんか気が重いなあ〜って思ってる仕事、やり始めたら実は数分で終わったってことはない?

こういう風にやって行くと、充実感も出てくるの。「パワポ2時間」だと、パワポが出来上がるまで「やった〜!」って感じを味わえないのね。でも、やるこ(TODO)を細かく設定してフセンに書いておくと、「写真集めやった」とか「文章は終わった」とか小さいゴールを達成していけるでしょ。これがコツ。よくフセンでTODO管理している人が、「やり終わった後にべりっと剥がすのがたまらないの〜。」って言うんだけど、それならなおさら、ゴールはたくさんあったほうがいい。

実は隙間の時間にできる仕事はたくさんある

でね、こんな風に考えると、実は隙間時間にできる小さな仕事ってたくさんあるの。例えばお客様のSNSチェック。写真だと1時間って書いてあるけど、一人を見に行って、いいねを押して、ちょっとコメント書くだけなら3分くらいで終わるよね。そうしたら、ちょっとした休憩時間とか、移動時間とかにやってしまえる。あえて机に座る1時間をセットする必要はないんだよね。

上司に対する報告も、取り急ぎ概略だけ伝えるなら、帰社するまで待たなくても、帰る途中でメール一報、電話一本しておいて、「詳細は戻ってから行います。」って言っておけばいい。そうすると上司も概略がわかってるから、本番の報告はすごく短時間で済むようになるよ。

 

今日のおさらい
スケジューリングはやることを細かく区切って、隙間時間にできることを進めて行くこと。

やってみてね〜^^

 

 

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 この記事の投稿者

篠木麻希

23年間、小学校の教師でした。 以前は毎日忙しすぎて、頭の中がパニック! そんな状態から抜け出したくて、編み出したのがしあわせフセン術。 このブログでは、チーム作りに奔走される上司の方へのお役立ち情報、日々忙しい方へのフセンノウハウ、篠木の近況などをお伝えしていきます。 好きなこと: 旅行(国内、海外)、美術館巡り、文房具、バイク、和風のもの、学ぶこと。学んだら行動すること。 好きな食べ物: お好み焼き、焼きそば(関西出身ですから〜) 出身:奈良県奈良市 今の住所:北海道釧路市 家族:夫と2人の息子(21歳と9歳)
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